اعتبار: آندری یالانسکی / شاتر استوک
را همکاران اجرایی بالدریج گروهی سالانه از مدیرانی هستند که در مورد رهبری سازمان خود با استفاده از Baldrige Excellence Framework® به عنوان یک راهنما به عنوان بخشی از تجربه مشترک، هر یک از اعضای اجرایی پروژه ای را با اهمیت استراتژیک برای سازمان خود انجام می دهند. برای بیش از یک دهه، همکاران از ابزار حل مسئله A3 برای راهنمایی تعریف، برنامه ریزی و اجرای پروژه اصلی خود استفاده کرده اند. ثابت کرده است که یک ابزار بسیار ارزشمند است. ارزش آن را دارد که همه سازمانهایی که مشکلاتی برای حل آن دارند، مورد توجه قرار دهند.
ابزار A3 برای اولین بار توسط پتی اسکریبا، معاون سابق تعالی کسب و کار در بیمارستان Advocate Good Samaritan به همراهان معرفی شد، با دستورالعمل های جدیدتر ارائه شده توسط دفتر تحول ناب سیستم سلامت WellStar و همکارانش. من این ابزار را شرح خواهم داد و در مورد چگونگی کمک به جلوگیری از برخی مشکلات مکرر در حل مسئله بحث خواهم کرد.
ابزار A3-تعریف مشکل
ابزار مورد استفاده توسط همراهان یک ابزار حل مسئله 9 جعبه است. این وبلاگ شامل یک نمای کلی از هر جعبه است.
اعتبار:
BPEP
کادر 1 حاوی بیانیه مشکل است. چه مشکلی را می خواهید حل کنید و چرا مهم است؟ یک دام رایج، بیانیه مشکلی است که قبل از درک علت اصلی مشکل، راه حلی را پیشنهاد می کند.
مثالی از بیان مشکل با این دام: مدیران خط اول باید برای بهبود مشارکت کارکنان، کارکنان خود را بهتر راهنمایی کنند. بیانیه مشکل واقعی ممکن است این باشد: نمرات مشارکت کارکنان پایین است. افزایش مشارکت ممکن است نرخ گردش مالی بالای ما را برطرف کند. بیانیه اخیر امکان کاوش در راه های بهبود تعامل را فراهم می کند. فرض نمی شود که پاسخ این باشد که مربیگری موثرتری داشته باشید.
کادر 2 وضعیت فعلی را تعریف می کند. علائم مشکل فعلی چیست؟ چه معیارهایی عملکرد ضعیف فعلی شما را نشان می دهد؟ آیا داده های روندی وجود دارد که نشان دهنده کاهش عملکرد باشد؟ آیا مقایسه های مرتبطی وجود دارد که نشان دهنده عملکرد ضعیف شما نسبت به رقبا یا معیارها باشد؟ اگر مشکل یک فرآیند ناکارآمد یا ناکارآمد است، میتوانید نقشه فرآیند فعلی را اضافه کنید.
کادر 3 وضعیت آینده مورد نظر شما را مشخص می کند. موفقیت از نظر کیفی و کمی چگونه خواهد بود؟ وقتی مشکل حل شد، سازمان شما چگونه عمل خواهد کرد؟ هنگامی که مشکل به طور رضایت بخشی حل شود، معیارهای عملکرد چگونه به نظر می رسند؟ آیا معیارهایی که در کادر 2 مشخص کردید نتایجی خواهند داشت که مثلاً 100٪ بهتر از الان هستند؟
ابزار A3 – برنامه ریزی برای بهبود
کادر 4 حاوی تجزیه و تحلیل علت اصلی یا شکاف شما است. دلایل احتمالی شکاف بین جعبه 2 و 3 چیست؟ علل ریشه ای احتمالی مشکلی که در کادر 1 شناسایی کردید چیست؟ ابزارهای مفید برای انجام این تحلیل ممکن است پنج دلیل، نمودارهای استخوان ماهی یا نمودارهای پارتو باشد. به یاد داشته باشید که ممکن است بیش از یک علت ریشه ای وجود داشته باشد که نیاز به رسیدگی داشته باشد یا یک علت ریشه ای که باید تمرکزی برای بهبود شما باشد.
جعبه 5 حاوی راه حل های بالقوه برای آزمایش است. کادر 5 در مورد فرضیه ها است. راه حل های بالقوه را برای هر علت ریشه ای شناسایی کنید. چندین علت ریشه ای ممکن است راه حل بالقوه یکسانی داشته باشند. برخی از راه حل ها ممکن است پیشرفت بسیار بیشتری نسبت به سایرین داشته باشند. برخی از راه حل ها ممکن است نیاز به اجرای موازی برای به دست آوردن سود مورد نظر داشته باشند.
ابزار A3 – راه حل مشکل
جعبه 6 شامل آزمایشات سریع است. برای هر راه حل پیشنهادی یک آزمایش برنامه ریزی کنید. آزمایشهایی را با نتایج قابل اندازهگیری طراحی کنید تا ببینید آیا آنها پیشبینیکنندههای مثبت برای دستیابی به حالت دلخواه شما هستند (جعبه 3). از آزمایشهای خود بیاموزید و در صورت نیاز آزمایشهای سریع بیشتری انجام دهید. اگر هیچ یک از آزمایشات شما نتایج مثبتی به همراه نداشت، به کادرهای 5 و 6 بازگردید تا دلایل ریشه ای اضافی یا راه حل های بالقوه را جستجو کنید. با کسانی که از حل مشکل سود می برند، ارتباط برقرار کنید و نتایج آزمایش های خود را به اشتراک بگذارید.
کادر 7 برنامه تکمیل شما برای حل مشکل است. این بر اساس نتایج آزمایشی مثبت از کادر 6 است. یک برنامه اقدام با جدول زمانی که نشان می دهد: چه کاری انجام خواهد شد، چه کسی مسئول و درگیر خواهد بود، چگونه پیشرفت اندازه گیری خواهد شد، و تاریخ های تکمیل برای هر اقدام را شامل شود. برنامه تکمیل شما باید شامل یک برنامه ارتباطی و یک برنامه برای حفظ نتیجه باشد.
رایج ترین دام پریدن از جعبه 1 به کادر 7 است. ما همیشه مشتاق حل مشکلات هستیم و وسوسه بزرگی است که از کادر 2 تا 5 بگذریم، فکر می کنیم که پاسخ را می دانیم. این می تواند منجر به هدر رفتن تلاش ها و منابع زیادی شود و منجر به ناامیدی بزرگ شود.
کادر 8 در مورد تایید دستیابی به نتیجه/وضعیت مطلوب است. آنچه را که انجام دادهاید خلاصه میکند: معیارهای حالت اولیه، وضعیت هدف، نتیجه واقعی، و تأییدیههای چندگانه حفظ عملکرد (مثلاً اندازهگیریهای نتایج 30، 60 و 90 روزه). اگر نتایج ثابت نشد، باید کادرهای قبلی را دوباره بررسی کنید.
ابزار A3 – یادگیری
کادر 9 حاوی بینش ها و درس های آموخته شده است. چی خوب شد؟ دفعه بعد که از ابزار A3 استفاده می کنید چه کارهای متفاوتی ممکن است انجام دهید؟ نتیجه چه تأثیری بر ذینفعان کلیدی داخلی و خارجی داشته است؟ در مورد تغییر و مقاومت در برابر تغییر چه آموخته اید؟
یک مثال
اگر میپرسید چرا باید از ابزار A3 استفاده کنید، اجازه دهید یک مثال واقعی برای شما بیاورم. یک هتل به دلیل سرد بودن و تحویل دیرهنگام غذا در اتاق، شکایت مشتریان را تجربه می کرد. میانگین زمان تحویل اندازه گیری شد (وضعیت فعلی). زمان تحویل مورد نظر پس از آماده سازی غذا مشخص بود (وضعیت مطلوب) و وسوسه این بود که فرآیند تهیه و تحویل غذا را بررسی کنید و آن را تعمیر کنید (پرش به جعبه 7). با استفاده از پنج دلیل (کادر 4)، مشکل واقعی شناسایی شد، راه حل ها آزمایش شدند و مشکل حل شد. علت اصلی کمبود ملحفه بود. بیایید به پنج دلیل نگاه کنیم: چرا غذا دیر و سرد شد؟ زیرا کارکنان تحویل مدت طولانی منتظر آسانسور بودند. چرا آنها مدتها منتظر آسانسور بودند؟ چون آسانسورها با لباسشویی روی زمین قفل می شدند. چرا با رختشویی روی زمین قفل شده بودند؟ بنابراین میتوان کتانیها را به اتاقهایی تحویل داد که مهمانهایی در آن منتظر هستند تا در سریعترین زمان ممکن ورود کنند. چرا مهمانان منتظر ورود بودند؟ زیرا عرضه کتانی ناکافی بود. آنها باید شسته می شدند، فشرده می شدند و بلافاصله به اتاق های مهمان بازگردانده می شدند. راه حل غذای دیرهنگام و سرد؟ کتانی اضافی بخرید!
مشکلات آزاردهنده سازمان شما چیست؟ راه حل های واقعی برای آن مشکلات چیست؟
به انجمن رهبران بصیر بپیوندید
یک همکار اجرایی Baldrige شوید
را برنامه یاران اجرایی Baldrige یک برنامه توسعه رهبری عملی است که سازمان شما را به سطوح بالاتری از عملکرد سوق می دهد. از گروهی از تصمیم گیرندگان ارشد و دریافت کنندگان جایزه بالدریج بیاموزید و با دیدگاهی گسترده تر در مورد چگونگی دستیابی به برتری عملکرد برای سازمان خود، تحریک نوآوری، و ایجاد دانش و قابلیت های لازم برای پایداری سازمان ظاهر شوید.
Source link